Cómo hacer una factura correctamente: requisitos legales en España

Una factura no es solo un documento para cobrar: es un instrumento con validez fiscal y legal que debe cumplir una serie de requisitos concretos para que Hacienda la acepte, para que tu cliente pueda deducir el IVA y para que tú puedas justificar tus ingresos correctamente. Emitir una factura incompleta o incorrecta puede invalidarla y generar problemas tanto a ti como a tu cliente.

En esta guía repasamos todos los requisitos legales de una factura en España: qué datos son obligatorios, cuáles son opcionales, qué diferencia hay entre factura ordinaria y simplificada, en qué plazos hay que emitir, y cuáles son los errores más frecuentes.

Índice de contenidos

1. La normativa que regula la facturación en España
2. Tipos de factura: ordinaria, simplificada y rectificativa
3. Datos obligatorios en una factura ordinaria
4. El número de factura: cómo numerarlas correctamente
5. Cómo desglosar el IVA correctamente
6. La retención de IRPF en la factura
7. Facturas sin IVA: cuándo y cómo
8. La factura simplificada: cuándo puedes usarla
9. La factura rectificativa: cómo corregir una factura emitida
10. Plazos de emisión de facturas
11. Obligación de conservar facturas
12. La factura electrónica: situación actual y Verifactu
13. Modelo de factura completo con todos los campos
14. Errores frecuentes que invalidan una factura
15. Preguntas frecuentes

La normativa que regula la facturación en España

La obligación de facturar y los requisitos de las facturas en España están regulados principalmente por:

• Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de facturación. Es la norma de referencia para los requisitos formales de las facturas.
• Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido. Regula cuándo existe obligación de facturar y las operaciones sujetas a IVA.
• Real Decreto 1007/2023 (Reglamento Verifactu), que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación. Su implementación está en curso y afectará a la mayoría de autónomos y empresas en los próximos años.

Tipos de factura: ordinaria, simplificada y rectificativa

Antes de entrar en los campos obligatorios, conviene saber qué tipo de factura debes emitir en cada situación:

Datos obligatorios en una factura ordinaria

El artículo 6 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012) enumera los datos que debe contener toda factura ordinaria:

1. Número de factura (y serie, si la hay)

La factura debe tener un número correlativo dentro de una serie. Es obligatorio que las facturas se numeren de forma secuencial y sin saltos dentro del año.

2. Fecha de expedición

La fecha en que se emite la factura. Puede diferir de la fecha en que se prestó el servicio o se entregó el bien (en ese caso se puede incluir también la fecha de la operación).

3. Datos del emisor (autónomo o empresa que factura)

• Nombre y apellidos (personas físicas) o razón social (personas jurídicas).
• NIF (DNI + letra para personas físicas, CIF para sociedades).
• Domicilio fiscal.

4. Datos del destinatario (cliente)

• Nombre y apellidos o razón social.
• NIF del receptor.
• Domicilio fiscal.

Importante: los datos del receptor son obligatorios en la factura ordinaria. Si no los tienes, debes solicitarlos antes de emitir. La factura sin NIF del cliente no sirve para que este se deduzca el IVA.

5. Descripción de la operación

Descripción suficientemente detallada del bien entregado o servicio prestado. Tiene que quedar claro qué se está facturando. Conceptos como “trabajos varios” o “servicios profesionales” sin más especificación pueden ser insuficientes en una revisión.

6. Tipo impositivo o tipos de IVA aplicados

El porcentaje de IVA aplicado: 21%, 10%, 4% o, en su caso, la mención de exención o no sujeción.

7. Cuota tributaria (importe del IVA)

El importe en euros del IVA correspondiente a cada tipo. Debe estar desglosado del precio base.

8. Base imponible

El importe neto antes de IVA, es decir, el precio del servicio o bien sin incluir el impuesto.

9. Total de la factura

La suma de base imponible más cuota de IVA (menos retención de IRPF si la hay).

Datos adicionales que deben incluirse según el caso

• Retención de IRPF: si aplica, el porcentaje y el importe.
• NIF-IVA del emisor y del receptor: en operaciones intracomunitarias.
• Referencia a la factura original: si es una factura rectificativa.
• Mención de inversión del sujeto pasivo: en operaciones intracomunitarias o de construcción.
• Mención de exención de IVA con referencia al artículo legal que la ampara: si la operación está exenta.

El número de factura: cómo numerarlas correctamente

La numeración de facturas es uno de los puntos donde más autónomos cometen errores, especialmente al principio. Las reglas son:

• Correlativa y sin saltos: las facturas deben numerarse de forma consecutiva dentro de cada serie. No puede haber huecos (un salto de la 2026-010 a la 2026-015 sin facturas intermedias).
• Dentro de cada año: lo más habitual es reiniciar la numeración al inicio de cada año, aunque también es válido mantener una numeración continua entre años.
• Puedes usar series distintas: por ejemplo, una serie “A” para clientes nacionales y una serie “B” para internacionales, o una serie para servicios y otra para productos. Cada serie debe ser correlativa dentro de sí misma.
• El formato es libre: puedes usar números puros (0001, 0002…) o incluir el año (2026-001, 2026-002…) o cualquier combinación que prefieras, siempre que permita identificar unívocamente cada factura.

Qué NO puedes hacer:

• Emitir dos facturas con el mismo número (en la misma serie).
• Saltar números sin justificación.
• Alterar la numeración a posteriori.

Cómo desglosar el IVA correctamente

El IVA debe estar siempre desglosado de la base imponible en una factura ordinaria. No es válido indicar solo el precio total “IVA incluido” sin especificar cuánto corresponde a la base y cuánto al impuesto.

La estructura correcta:

Base imponible:     1.000,00 €
IVA (21%):         +  210,00 €
Total factura:      1.210,00 €

Si hay distintos tipos de IVA en la misma factura (por ejemplo, productos al 21% y otros al 10%), deben desglosarse por separado:

Base imponible (21%):    800,00 €
Cuota IVA (21%):        +168,00 €

Base imponible (10%):    200,00 €
Cuota IVA (10%):        + 20,00 €

Total base:            1.000,00 €
Total IVA:            +  188,00 €
Total factura:         1.188,00 €

La retención de IRPF en la factura

Cuando la retención de IRPF aplica (actividades profesionales de la Sección 2ª del IAE o por acuerdo entre partes), debe constar en la factura de forma explícita:

Base imponible:          1.000,00 €
IVA (21%):              +  210,00 €
Retención IRPF (15%):   −  150,00 €
─────────────────────────────────────
Total a cobrar:          1.060,00 €

Debe indicarse siempre:

• El porcentaje de retención aplicado (15% general, 7% para nuevos autónomos).
• El importe en euros de la retención.

La retención del 7% para nuevos autónomos

Facturas sin IVA: cuándo y cómo

Una factura sin IVA no es simplemente una factura a la que se le olvidó poner el impuesto. Existen situaciones legítimas en que la factura no lleva IVA, pero cada una tiene su propia justificación que debe constar en el documento:

Operaciones exentas de IVA

Si tu actividad está exenta (médicos, educadores, servicios financieros…), no repercutes IVA. La factura debe incluir una mención expresa de la exención con referencia al artículo legal:

“Operación exenta de IVA en virtud del artículo 20.Uno.X de la Ley 37/1992 del IVA.”

Servicios a empresas de la UE (inversión del sujeto pasivo)

Si facturas a una empresa de otro país de la UE con NIF-IVA válido, no repercutes IVA español. La factura debe incluir la mención:

“Operación no sujeta a IVA. Inversión del sujeto pasivo - art. 69.Uno.1 LIVA / Reverse charge.”

Servicios fuera de la UE

La factura tampoco lleva IVA español si el destinatario está fuera de la UE. La mención habitual:

“Operación no sujeta al IVA español - art. 69.Uno.1 LIVA.”

Cómo facturar a un cliente extranjero siendo autónomo en España

La factura simplificada: cuándo puedes usarla

La factura simplificada (lo que coloquialmente se llama “ticket”) es una versión reducida de la factura ordinaria que permite omitir los datos del destinatario. Puede emitirse cuando:

• El importe de la operación no supera los 400 € IVA incluido.
• Son ventas al por menor, hostelería, transporte de viajeros, servicios de peluquería o actividades expresamente autorizadas, sin importar el importe.
• El destinatario no solicita factura ordinaria (si la solicita, hay que emitirla).

Datos obligatorios en la factura simplificada

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de expedición.
• NIF y nombre del emisor.
• Descripción de los bienes o servicios.
• Tipo impositivo de IVA aplicado (puede indicarse con la expresión “IVA incluido” en lugar de desglosarlo).
• Contraprestación total.

Lo que NO incluye (y puede incluir opcionalmente)

• No es obligatorio incluir los datos del receptor, salvo que lo solicite.
• Si el receptor solicita sus datos para deducirse el IVA, la factura simplificada debe convertirse en factura ordinaria o incluir los datos del destinatario.

La factura rectificativa: cómo corregir una factura emitida

Cuando cometes un error en una factura ya emitida —un importe incorrecto, un IVA mal aplicado, un dato del cliente erróneo— no puedes simplemente borrarla o editarla. Debes emitir una factura rectificativa.

Cuándo se emite una factura rectificativa

• Error en los datos del emisor o receptor.
• IVA aplicado incorrectamente (tipo equivocado o cuota errónea).
• Importe de la base imponible incorrecto.
• Devolución de bienes o descuentos posteriores a la emisión de la factura original.

Qué debe contener

• La misma estructura que una factura ordinaria.
• Referencia expresa a la factura original que se rectifica (número, fecha).
• Indicación de que es una factura rectificativa.
• La causa de la rectificación.
• Los importes correctos (o la diferencia entre los originales y los correctos).

Numeración de la factura rectificativa

Las facturas rectificativas deben tener su propia numeración dentro de una serie específica para este tipo de documentos (por ejemplo, serie “R” para rectificativas), correlativa y sin saltos.

Plazos de emisión de facturas

Una factura con fecha posterior al plazo legal puede ser cuestionada en una comprobación de Hacienda.

Obligación de conservar facturas

El Reglamento de facturación establece la obligación de conservar tanto las facturas emitidas como las recibidas durante 4 años (el plazo general de prescripción tributaria), aunque muchos asesores recomiendan conservarlas durante 5 o 6 años para mayor seguridad.

Para las facturas que justifican la deducción del IVA de bienes de inversión, el período de conservación se extiende durante todo el período de regularización de esos bienes (5 años para bienes muebles, 10 para inmuebles) más 4 años adicionales.

Las facturas pueden conservarse en formato electrónico, siempre que se garantice su legibilidad, autenticidad e integridad. No es obligatorio imprimirlas si el original es electrónico.

La factura electrónica: situación actual y Verifactu

España está en un proceso de implantación progresiva de la facturación electrónica obligatoria, que afectará a todos los autónomos y empresas en los próximos años.

Situación actual

• La factura electrónica B2B (entre empresas y autónomos) está prevista como obligatoria a partir de plazos que se han ido postergando.
• El sistema Verifactu (sistemas de emisión verificada de facturas) establece requisitos técnicos para los programas de facturación: registro de operaciones de forma inalterable, posibilidad de verificación por la AEAT…
• La factura electrónica con la Administración Pública (B2G) ya es obligatoria para importes superiores a ciertos umbrales.

Qué significa para el autónomo en la práctica

• Si usas un software de facturación, verifica que cumpla con los requisitos Verifactu antes de que sean exigibles.
• Si emites facturas en papel o en PDF no firmado, es probable que debas adaptar tu sistema en los próximos años.
• La factura electrónica no implica necesariamente un formato específico: puede ser un PDF con firma electrónica, un archivo XML o cualquier formato que cumpla los requisitos de autenticidad e integridad.

Modelo de factura completo con todos los campos

A continuación, un ejemplo de factura ordinaria que cumple todos los requisitos legales:

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                        FACTURA
                    Nº: 2026-042
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EMISOR
Nombre:         Ana García Martínez
NIF:            12345678A
Domicilio:      Calle Mayor 10, 2º B
                28001 Madrid
Teléfono:       600 000 000
Email:          ana@ejemplo.com

RECEPTOR
Nombre/Razón social:  Empresa Ejemplo S.L.
NIF:                  B12345678
Domicilio:            Paseo de la Castellana 200
                      28046 Madrid

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Fecha de emisión:        15 de julio de 2026
Fecha de la operación:   10-14 de julio de 2026

CONCEPTO
Diseño y desarrollo de interfaz web para proyecto
"Rediseño corporativo" – 20 horas a 75 €/hora

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Base imponible:                          1.500,00 €
IVA (21%):                              +  315,00 €
Retención IRPF (15%):                   −  225,00 €
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TOTAL A COBRAR:                          1.590,00 €

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Forma de pago: Transferencia bancaria
IBAN: ES00 0000 0000 0000 0000 0000
Titular: Ana García Martínez

Errores frecuentes que invalidan una factura

Error 1: omitir el NIF del receptor en una factura ordinaria

Sin el NIF del cliente, la factura no sirve como justificante para que ese cliente deduzca el IVA. Es el error más frecuente en facturas a empresas nuevas con las que no se ha trabajado antes.

Error 2: no desglosar el IVA de la base imponible

Indicar solo el total “IVA incluido” en una factura ordinaria es incorrecto. El desglose es obligatorio.

Error 3: saltos en la numeración

Emitir la factura 2026-010 después de la 2026-007 sin las intermedias es una irregularidad que Hacienda puede cuestionar. Si tienes que anular una factura, no la destruyas: emite una factura rectificativa que la anule.

Error 4: modificar una factura ya emitida

Una factura emitida es un documento contable inamovible. Si hay un error, la corrección se hace con una factura rectificativa, nunca editando el original.

Error 5: no incluir la mención de exención o inversión del sujeto pasivo

Una factura a un cliente de la UE sin la mención de inversión del sujeto pasivo, o una factura por un servicio exento sin la referencia al artículo legal de exención, es técnicamente incorrecta y puede generar problemas tanto al emisor como al receptor.

Error 6: descripción del concepto demasiado vaga

“Servicios” o “trabajos del mes” sin más detalle pueden no ser suficientes si Hacienda revisa la deducibilidad del gasto. La descripción debe ser lo bastante concreta como para que un tercero entienda qué se facturó.

Error 7: emitir la factura fuera de plazo

Una factura con fecha del mes de agosto por un servicio prestado en mayo es una irregularidad. La fecha de la factura no puede ser muy posterior a la de la prestación del servicio sin justificación.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer facturas en Excel o Word?

Sí, un documento de Word o Excel que contenga todos los campos obligatorios tiene la misma validez legal que una factura generada con software especializado, siempre que no sea modificable después de emitirse (o que puedas demostrar que no lo ha sido). En la práctica, usar un software de facturación es más seguro porque garantiza la numeración correlativa, el cálculo automático de impuestos y el almacenamiento inalterable.

¿Es obligatorio indicar la forma de pago en la factura?

No es un campo obligatorio según el Reglamento de facturación, aunque es muy recomendable incluirlo (IBAN, plazo de pago) para facilitar el cobro y evitar malentendidos.

¿Puedo emitir una factura en otro idioma?

Sí, no hay obligación de emitir facturas en español. Sin embargo, si Hacienda la solicita en una comprobación, puedes estar obligado a aportar una traducción. Para facturas a clientes extranjeros, es habitual emitirlas en inglés o en el idioma del cliente.

Cómo facturar a un cliente extranjero siendo autónomo en España: El idioma de la factura

¿Necesito que el cliente firme o acepte la factura?

No. La factura es un documento unilateral que emite el emisor. No requiere firma ni aceptación del receptor para tener validez fiscal. Lo que el receptor puede hacer es devolver o rechazar la factura si considera que es incorrecta, en cuyo caso deberías emitir una rectificativa.

¿Puedo emitir una factura proforma?

La factura proforma no es una factura real: es un documento informativo (presupuesto detallado en formato de factura) que no tiene validez fiscal ni contable. No sustituye a la factura real una vez realizada la operación. Debe indicar claramente que es “proforma” para no confundirse con una factura real.

¿Qué pasa si emito una factura y el cliente no me paga?

La factura existe y has generado la obligación de declarar el IVA de esa operación (en el régimen general de IVA, la obligación nace con el devengo, no con el cobro). Si el cliente no paga y la deuda resulta incobrable, existe un mecanismo de modificación de la base imponible por créditos incobrables que permite recuperar el IVA no cobrado, bajo condiciones específicas.

• Si quieres saber cuánto se retendría exactamente en una factura, puedes utilizar nuestra calculadora de IRPF para autónomos.

Esta guía tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento profesional. Los requisitos formales de las facturas están sujetos a cambios normativos, especialmente en lo relativo a la facturación electrónica obligatoria. Verifica siempre la normativa vigente o consulta con tu gestor.