Cómo facturar a un cliente extranjero siendo autónomo en España

Cada vez más autónomos en España trabajan con clientes fuera del país: empresas europeas que contratan servicios de consultoría, particulares de otros países que compran productos digitales, agencias internacionales que subcontratan diseño o desarrollo… Facturar al extranjero no es complicado, pero tiene reglas de IVA específicas que cambian según el tipo de cliente (empresa o particular) y según el país (dentro o fuera de la Unión Europea).

Aplicar mal estas reglas puede suponer que cobres de menos, que factures con un IVA incorrecto o que tengas problemas en una inspección. En esta guía te explicamos paso a paso cómo facturar correctamente según cada escenario.

Índice de contenidos

1. Por qué facturar al extranjero es diferente
2. Lo primero que debes identificar: tipo de cliente y ubicación
3. Facturar a empresas de la Unión Europea (B2B intracomunitario)
4. El registro ROI y el número NIF-IVA
5. Cómo verificar el NIF-IVA de tu cliente: el sistema VIES
6. Cómo debe ser la factura a una empresa de la Unión Europea
7. Facturar a particulares de la Unión Europea: el sistema OSS
8. Facturar a clientes fuera de la Unión Europea
9. Servicios vs. bienes: diferencias clave en las reglas de IVA
10. Retención de IRPF en facturas a clientes extranjeros
11. En qué divisa facturar
12. El idioma de la factura
13. El Modelo 349: declaración de operaciones intracomunitarias
14. Cómo cobrar de clientes internacionales
15. Errores frecuentes al facturar al extranjero
16. Preguntas frecuentes

Por qué facturar al extranjero es diferente

Cuando facturas a un cliente en España, aplicas el IVA español de forma directa: el 21% (o el tipo que corresponda) sobre tu base imponible, sin más complicaciones. Cuando el cliente está fuera de España, el lugar de tributación del IVA puede cambiar, y en muchos casos no eres tú quien debe aplicar el IVA español, sino el cliente quien aplica el IVA de su propio país, o se aplican reglas especiales de localización.

Estas reglas dependen de tres variables fundamentales:

1. Si tu cliente es una empresa/profesional o un particular (operación B2B o B2C).
2. Si el país de tu cliente está dentro o fuera de la Unión Europea.
3. Si lo que vendes es un servicio o un bien físico (las reglas no son idénticas).

Acertar con estas tres variables es el primer paso para facturar correctamente.

Lo primero que debes identificar: tipo de cliente y ubicación

Antes de emitir cualquier factura internacional, responde a estas preguntas:

La combinación de estas respuestas te lleva a uno de varios escenarios, que desarrollamos a continuación.

Facturar a empresas de la Unión Europea (B2B intracomunitario)

Este es el escenario más habitual para autónomos de servicios digitales, consultoría, diseño o desarrollo que trabajan con empresas de otros países de la UE (Alemania, Francia, Italia, Países Bajos, Irlanda…).

La regla general: inversión del sujeto pasivo

Cuando facturas un servicio a una empresa o profesional establecido en otro país de la Unión Europea, la regla general de localización del IVA establece que el servicio se entiende prestado en el país del destinatario, no en España.

Esto significa que tú no repercutes IVA español en la factura. En su lugar, es el cliente quien debe autoliquidar el IVA de su propio país mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo (en inglés, reverse charge).

En la práctica: facturas la base imponible sin IVA, y añades una mención expresa de que la operación está sujeta a inversión del sujeto pasivo.

Base imponible:                2.000,00 €
IVA:                       Inversión del sujeto pasivo
Total a cobrar:                2.000,00 €

Requisito previo: estar inscrito en el ROI

Para poder facturar sin IVA a empresas de la UE de esta forma, debes estar inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), lo cual se tramita mediante el Modelo 036 (no el 037, que no contempla esta opción).

Diferencia entre el modelo 036 y 037: cuál usar y cómo rellenarlo: Operaciones intracomunitarias (ROI)

Una vez inscrito, tu NIF español se convierte en un NIF-IVA con el prefijo “ES” (por ejemplo, ES12345678X), que es el número que debes usar en tus facturas intracomunitarias y que tus clientes pueden verificar.

El registro ROI y el número NIF-IVA

El ROI es el registro que habilita a un autónomo o empresa a realizar operaciones intracomunitarias sin aplicar IVA en sus facturas a otras empresas de la UE (y, simétricamente, a recibir facturas de proveedores europeos también sin IVA, aplicando tú la inversión del sujeto pasivo en España).

Cómo darte de alta en el ROI

1. Presenta el Modelo 036 marcando la casilla correspondiente a la solicitud de alta en el ROI.
2. Hacienda puede requerir documentación adicional para verificar la actividad real (en algunos casos, especialmente para nuevos autónomos, puede haber una comprobación previa).
3. Una vez aprobado, tu NIF-IVA queda activado en el sistema VIES de la Comisión Europea.
4. El alta debe realizarse antes de la primera operación intracomunitaria que factures sin IVA.

¿Qué pasa si facturo sin IVA sin estar en el ROI?

Es un error grave. Si facturas sin IVA a una empresa europea sin estar inscrito en el ROI, Hacienda puede considerar que la operación no cumplía los requisitos para la exención y reclamarte el IVA español que debiste haber repercutido, con los correspondientes recargos e intereses.

Cómo verificar el NIF-IVA de tu cliente: el sistema VIES

Antes de emitir una factura sin IVA a una empresa de la UE, debes verificar que su NIF-IVA es válido y está activo. Para ello existe el sistema VIES (VAT Information Exchange System), gestionado por la Comisión Europea.

Cómo usar el VIES

1. Accede al sistema VIES de la Comisión Europea.
2. Selecciona el país del cliente.
3. Introduce su número de identificación fiscal a efectos de IVA.
4. El sistema te confirma si el número es válido y, en muchos casos, el nombre y dirección asociados.

Por qué es tan importante: Si facturas sin IVA a una empresa cuyo NIF-IVA no está realmente activo en el momento de la operación, pierdes el derecho a la exención y Hacienda puede reclamarte el IVA como si la operación hubiera sido nacional. Guarda capturas de pantalla de la verificación VIES como prueba documental, especialmente para clientes nuevos.

¿Qué hacer si el cliente no tiene NIF-IVA válido?

Si el NIF-IVA no es válido o el cliente no puede proporcionarte uno, la operación no puede tratarse como intracomunitaria exenta. En ese caso, deberías facturar con IVA español, o tratar al cliente como si fuera un particular (régimen B2C) si efectivamente actúa como tal.

Cómo debe ser la factura a una empresa de la Unión Europea

Una factura intracomunitaria correcta debe incluir, además de los datos habituales de cualquier factura española:

• Tu NIF-IVA con el prefijo ES.
• El NIF-IVA de tu cliente, con el prefijo de su país (DE para Alemania, FR para Francia, IT para Italia, NL para Países Bajos…).
• La base imponible sin IVA.
• Una mención expresa indicando que la operación está exenta y sujeta a inversión del sujeto pasivo. Una fórmula habitual es:

“Operación exenta de IVA por aplicación del artículo 25 de la Ley 37/1992 del IVA. Inversión del sujeto pasivo - Reverse charge.”

Facturar a particulares de la Unión Europea: el sistema OSS

El escenario cambia radicalmente cuando tu cliente es un particular (consumidor final) residente en otro país de la UE, en lugar de una empresa. Aquí no aplica la inversión del sujeto pasivo: la regla general es que debes aplicar el IVA del país del consumidor, no el español.

El problema antes del sistema OSS

Antes de 2021, esto obligaba en teoría a registrarse a efectos de IVA en cada país de la UE donde tuvieras clientes particulares, lo que era inviable para la mayoría de autónomos.

La solución: One Stop Shop (OSS)

El sistema OSS (One Stop Shop), vigente desde julio de 2021, permite declarar y pagar el IVA de todos tus clientes particulares de la UE de forma centralizada desde España, sin tener que registrarte en cada país. Te registras una vez en el OSS español y presentas un único modelo trimestral (Modelo 369) que distribuye el IVA correspondiente a cada país.

El umbral de los 10.000 €

Existe un umbral de 10.000 € anuales (acumulando todas las ventas a particulares de otros países de la UE) por debajo del cual puedes seguir aplicando el IVA español en lugar del del país del cliente. Si superas ese umbral, debes aplicar el IVA del país del consumidor y declararlo mediante el OSS (o registrarte en cada país, lo que en la práctica casi nadie hace).

Ejemplo: Si vendes infoproductos o servicios digitales a particulares de Francia, Alemania e Italia, y la suma de esas ventas no supera los 10.000 €/año, puedes seguir facturando con el 21% de IVA español. Si las superas, debes empezar a aplicar el IVA de cada país (que varía: 20% en Francia, 19% en Alemania, 22% en Italia…) y declararlo mediante el Modelo 369.

¿A qué tipo de servicios aplica el OSS?

El sistema OSS aplica principalmente a servicios digitales, de telecomunicaciones y de radiodifusión prestados a particulares, así como a las ventas a distancia de bienes dentro de la UE. Si tu actividad es de consultoría tradicional prestada a particulares (no digital), las reglas pueden ser distintas; consulta con tu gestor el tratamiento específico de tu servicio.

Facturar a clientes fuera de la Unión Europea

Cuando tu cliente está fuera de la UE (Estados Unidos, Reino Unido tras el Brexit, México, Marruecos, cualquier país no comunitario), las reglas son generalmente más sencillas en cuanto al IVA.

Servicios a empresas fuera de la UE

La regla general de localización para servicios B2B fuera de la UE también sitúa el lugar de prestación en el país del destinatario. Por tanto, no se aplica IVA español, de forma similar al caso intracomunitario, aunque aquí no hay ROI ni inversión del sujeto pasivo formal: simplemente la operación está no sujeta al IVA español.

Base imponible:               1.500,00 €
IVA:                    No sujeto (art. 69 LIVA)
Total a cobrar:               1.500,00 €

Servicios a particulares fuera de la UE

Para particulares fuera de la UE, las reglas pueden variar según el tipo de servicio. Para muchos servicios digitales prestados a particulares de fuera de la UE, también se considera que el servicio se localiza en el país del destinatario y no se aplica el IVA español, aunque hay excepciones según el tipo de servicio.

El caso del Reino Unido tras el Brexit

Desde el 1 de enero de 2021, el Reino Unido ya no forma parte de la Unión Europea a efectos de IVA. Esto significa que las operaciones con clientes británicos (empresas o particulares) se tratan como operaciones con un país tercero, no como intracomunitarias. No se aplica el ROI ni el sistema OSS para Reino Unido; se aplican las reglas generales de exportación de servicios.

Servicios vs. bienes: diferencias clave en las reglas de IVA

Todo lo explicado hasta ahora se refiere principalmente a la prestación de servicios, que es el caso más habitual para autónomos de consultoría, diseño, desarrollo, formación o similares. Si tu actividad implica la venta de bienes físicos, las reglas cambian:

Si tu negocio combina servicios y venta de productos físicos (por ejemplo, un diseñador que también vende merchandising), debes aplicar las reglas correspondientes a cada tipo de operación de forma independiente.

Retención de IRPF en facturas a clientes extranjeros

Una duda frecuente: ¿debe el cliente extranjero retenerme IRPF como lo haría una empresa española?

La respuesta general es no. La obligación de retener IRPF está vinculada a la normativa española y aplica a pagadores residentes o establecidos en España. Una empresa extranjera, sin establecimiento en España, no está sujeta a la obligación de practicar retención de IRPF española en tus facturas.

Esto significa que tus facturas a clientes extranjeros, ya sean de la UE o de fuera, normalmente se emiten sin retención de IRPF, a diferencia de las facturas a empresas españolas (que sí pueden llevar la retención del 15% o 7%).

Consecuencia práctica para tu IRPF

Como no recibes retenciones de tus clientes extranjeros, esos ingresos cuentan a la hora de calcular si superas o no el 70% de ingresos con retención que te eximiría de presentar el Modelo 130. Si facturas mucho al extranjero, es más probable que tengas que seguir presentando los pagos fraccionados trimestrales.

¿Cuándo estás exento del Modelo 130?

¿Y si el cliente extranjero me retiene algo según su propia normativa?

En algunos países (Estados Unidos, países de Latinoamérica), puede existir la obligación para el pagador de aplicar una retención según su propia normativa fiscal. Si esto ocurre, esa retención extranjera puede deducirse en tu IRPF español mediante el mecanismo de eliminación de la doble imposición internacional, en función del convenio que España tenga firmado con ese país.

En qué divisa facturar

No existe una obligación legal de facturar en euros si tu cliente prefiere otra divisa. Sin embargo, hay algunas consideraciones prácticas:

• A efectos contables y fiscales en España, el importe debe constar también en euros, aplicando el tipo de cambio del día de la operación (normalmente el tipo de cambio oficial del Banco Central Europeo).
• Si facturas en una divisa distinta del euro (dólares, libras…), tu software de facturación o tu gestor deben hacer la conversión a euros para tu contabilidad y tus declaraciones de IVA e IRPF.
• Las diferencias de cambio entre el momento de la factura y el momento del cobro pueden generar un pequeño ajuste contable (ganancia o pérdida por diferencias de cambio), que también tiene su tratamiento fiscal.

Recomendación práctica: Si puedes elegir, factura en euros para simplificar la contabilidad. Si el cliente exige otra divisa (algo habitual con clientes estadounidenses que prefieren dólares), asegúrate de que tu gestor o software de facturación gestiona correctamente la conversión a efectos de tus declaraciones trimestrales.

El idioma de la factura

No hay una obligación de facturar en un idioma concreto. Lo habitual y recomendable es:

• Facturar en inglés (o en el idioma del cliente) para mayor claridad comercial, especialmente si el cliente lo solicita.
• Mantener los conceptos fiscales obligatorios (como las menciones de exención de IVA) también en español o añadir la referencia legal en español junto a la traducción, para que sea defendible ante la AEAT.
• Conservar siempre una traducción o referencia clara de los conceptos facturados para tu propia contabilidad.

Muchos softwares de facturación para autónomos (Holvi, Quipu, Declarando) permiten generar facturas bilingües o en inglés directamente, lo cual facilita mucho la relación comercial con clientes internacionales.

El Modelo 349: declaración de operaciones intracomunitarias

Si facturas servicios o bienes a empresas de la UE bajo el régimen de exención intracomunitaria, debes presentar periódicamente el Modelo 349, que informa a Hacienda del detalle de esas operaciones: a qué empresas (por su NIF-IVA), de qué países y por qué importes has facturado sin IVA.

Periodicidad

La periodicidad del Modelo 349 depende del volumen de tus operaciones intracomunitarias:

• Trimestral: para la mayoría de autónomos con un volumen moderado de operaciones.
• Mensual: si se supera un umbral determinado de operaciones intracomunitarias en el trimestre o en alguno de los cuatro trimestres anteriores.
• Anual: solo para volúmenes muy reducidos y bajo condiciones específicas.

Qué información incluye

• El NIF-IVA del cliente, con el código de país.
• La base imponible total facturada a ese cliente en el período.
• El tipo de operación (entrega de bienes, prestación de servicios, adquisición…).

El Modelo 349 es puramente informativo: no genera un pago. Su función es permitir a las autoridades fiscales europeas cruzar la información entre lo que tú declaras como vendedor exento y lo que tu cliente declara como comprador con inversión del sujeto pasivo, asegurando la coherencia del sistema.

Cómo cobrar de clientes internacionales

Más allá del IVA, la gestión del cobro internacional tiene sus propias particularidades prácticas:

Transferencia bancaria internacional (SWIFT)

El método más tradicional. Para clientes fuera de la zona SEPA (fuera de la UE/EEE), necesitarás proporcionar tu código IBAN y el código BIC/SWIFT de tu banco. Suele implicar comisiones, tanto para ti como para el cliente, y el tipo de cambio aplicado por el banco no siempre es el más favorable.

Transferencia SEPA

Para clientes dentro de la zona SEPA (la UE y algunos países adicionales como Reino Unido, Suiza o Noruega), las transferencias en euros son gratuitas o de bajo coste y rápidas, similares a una transferencia nacional.

Plataformas de pago internacional

Servicios como Wise, PayPal o Stripe son cada vez más utilizados por autónomos que facturan al extranjero, ya que ofrecen mejores tipos de cambio que la banca tradicional y procesos más simples para el cliente. Ten en cuenta las comisiones de cada plataforma y cómo se reflejan en tu contabilidad.

Recomendaciones prácticas

• Indica claramente en tu factura los datos bancarios completos (IBAN, BIC/SWIFT, nombre del banco).
• Si trabajas con múltiples divisas, valora abrir una cuenta multidivisa que evite conversiones innecesarias y reduzca comisiones.
• Asegúrate de que el método de cobro que utilices te permite obtener un justificante claro del cobro, necesario para tu contabilidad y para acreditar la operación ante Hacienda si fuera necesario.

Errores frecuentes al facturar al extranjero

Error 1: aplicar IVA español a una empresa de la UE con NIF-IVA válido

Si el cliente es una empresa con NIF-IVA verificado en el VIES, no debes aplicar IVA español. Hacerlo es incorrecto y puede generar problemas de doble imposición y confusión con tu cliente.

Error 2: facturar sin IVA sin estar inscrito en el ROI

No puedes aplicar la exención intracomunitaria si no estás dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios. Hacerlo de todas formas es un error que la AEAT puede detectar y regularizar con recargos.

Error 3: no verificar el NIF-IVA del cliente

Confiar en que el NIF-IVA que te proporciona el cliente es válido sin comprobarlo en el VIES puede dejarte sin la exención si resulta que el número no estaba activo en el momento de la operación.

Error 4: tratar a un particular como si fuera empresa

Si tu cliente particular te proporciona un NIF personal (no un NIF-IVA empresarial) pensando que así evita el IVA, debes verificar que realmente actúa como empresa o profesional. Si es un consumidor final, las reglas B2C (incluido el posible OSS) son las que aplican, no la exención B2B.

Error 5: olvidar presentar el Modelo 349

Muchos autónomos que empiezan a facturar a la UE se olvidan de esta obligación informativa adicional, centrándose solo en el IVA y el IRPF. No presentarlo genera requerimientos y posibles sanciones formales.

Error 6: no declarar los ingresos extranjeros en el IRPF

Todos tus ingresos, vengan de España o del extranjero, deben declararse en tu IRPF. La ausencia de retención no significa que el ingreso esté exento; simplemente significa que debes gestionar tú mismo ese IRPF mediante el Modelo 130.

Error 7: superar el umbral del OSS sin darse cuenta

Si vendes servicios digitales a particulares de varios países de la UE y no haces seguimiento del acumulado anual, puedes superar el umbral de 10.000 € sin percatarte y seguir aplicando IVA español cuando ya deberías aplicar el del país del cliente. Lleva un control trimestral de este acumulado si tu actividad incluye ventas B2C a la UE.

Preguntas frecuentes

¿Necesito el ROI si solo facturo a clientes fuera de la Unión Europea?

No. El ROI es específico para operaciones intracomunitarias (dentro de la UE). Si tus clientes están fuera de la UE, no necesitas el ROI; la operación se trata directamente como no sujeta o exenta por exportación de servicios, sin necesidad de este registro específico.

¿Puedo facturar a un particular de Estados Unidos sin IVA?

En general, sí: los servicios prestados a particulares fuera de la UE suelen quedar fuera del ámbito del IVA español según las reglas de localización aplicables, aunque puede haber matices según el tipo concreto de servicio. Consulta con tu gestor si tu actividad específica tiene alguna particularidad.

¿Qué pasa si mi cliente de la UE no quiere darme su NIF-IVA?

Si no puede o no quiere proporcionarte un NIF-IVA válido, no puedes aplicar la exención intracomunitaria. En ese caso, deberías facturar con IVA español (si realmente no actúa como empresa a efectos de IVA) o aclarar la situación antes de emitir la factura, ya que esto determina el tratamiento fiscal correcto.

¿Debo registrarme en el OSS si solo tengo un cliente particular ocasional en la UE?

Si no superas el umbral de 10.000 € anuales en ventas a particulares de otros países de la UE, puedes seguir aplicando el IVA español sin necesidad de registrarte en el OSS. El registro solo es necesario si superas ese umbral o si decides voluntariamente aplicar el IVA del país de destino desde el principio.

¿Las facturas a clientes extranjeros cuentan para el límite de facturación de la cuota reducida o de módulos?

Sí. Todos tus ingresos de actividad económica, sean nacionales o internacionales, cuentan a efectos de calcular tu rendimiento neto, tu tramo de cotización a la Seguridad Social y los límites de facturación para regímenes como la estimación objetiva (módulos).

Qué es la base de cotización y cómo elegirla siendo autónomo

¿Cómo declaro el IVA de mis facturas intracomunitarias en el Modelo 303?

Las entregas intracomunitarias exentas se declaran en las casillas específicas del Modelo 303 destinadas a este tipo de operaciones (generalmente identificadas como “entregas intracomunitarias exentas”), normalmente con base imponible informada pero sin cuota de IVA, ya que la operación está exenta.

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¿Qué ocurre con el Brexit y mis clientes en Irlanda del Norte?

Irlanda del Norte tiene un régimen especial tras el Brexit que mantiene ciertas particularidades respecto al IVA de bienes (continúa alineada con algunas reglas de la UE para mercancías), aunque no para servicios. Si tienes clientes en Irlanda del Norte, conviene confirmar con tu gestor el tratamiento exacto aplicable, ya que es un caso especial dentro del Reino Unido.

• Si quieres saber cuánto se retendría exactamente en una factura, puedes utilizar nuestra calculadora de IRPF para autónomos.

Esta guía tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento profesional. Las reglas de IVA internacional son una de las áreas más complejas y cambiantes de la fiscalidad española. Consulta siempre con tu gestor o asesor fiscal antes de facturar a clientes extranjeros, especialmente si el volumen de estas operaciones es significativo.