Obligación de factura electrónica: qué cambia con la nueva ley

España está en pleno proceso de implantación de la factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos. Cuando empiece a aplicarse, ya no será opcional emitir facturas en PDF o papel a otras empresas: deberán generarse en formato estructurado, intercambiarse por canales validados y comunicar los estados, aceptación, rechazo, pago, en plazos cortos.

El cambio es significativo, pero hay mucha confusión sobre plazos, quién está obligado, en qué consiste exactamente la factura electrónica y cómo se diferencia de Verifactu. En esta guía aclaramos todo.

Índice de contenidos

1. Qué es la factura electrónica obligatoria y de dónde viene
2. Verifactu y factura electrónica obligatoria: dos cosas distintas
3. El calendario de implantación: plazos para autónomos
4. A quién afecta la obligación de factura electrónica
5. Qué es exactamente una factura electrónica
6. Qué formatos son válidos para la factura electrónica
7. La obligación de comunicar el estado de la factura
8. La solución pública gratuita de la AEAT
9. Qué es Verifactu en detalle y qué plazos tiene
10. Sanciones por incumplimiento
11. Qué debes hacer ahora para prepararte
12. Errores frecuentes
13. Preguntas frecuentes

Qué es la factura electrónica obligatoria y de dónde viene

La obligación de factura electrónica entre empresas y autónomos tiene su origen en la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de Creación y Crecimiento de Empresas, conocida popularmente como Ley Crea y Crece. En su artículo 12 modificó la Ley 56/2007 para imponer a empresarios y profesionales la obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales.

Sin embargo, esa ley necesitaba un desarrollo reglamentario que definiera los aspectos técnicos. En el BOE de 31 de marzo de 2026 se publicó el Real Decreto 238/2026, por el que se desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales y se modifica el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Los objetivos detrás de esta reforma son varios:

• Reducir la morosidad en los pagos entre empresas, al hacer trazable el ciclo de facturación.
• Combatir el fraude fiscal mediante la digitalización y el control de las operaciones.
• Modernizar el tejido empresarial español alineándolo con los estándares europeos.
• Mejorar la liquidez de autónomos y pymes al hacer más visible el estado de los cobros pendientes.

Verifactu y factura electrónica obligatoria: dos cosas distintas

Este es el punto que más confusión genera. El Real Decreto 238/2026 se refiere exclusivamente a la factura electrónica B2B (entre empresas), no a Verifactu, que cuenta con su propio desarrollo reglamentario.

Dicho de otra forma:

El calendario de implantación: plazos para autónomos

El sistema se implanta de forma escalonada, con plazos distintos según el tamaño y el tipo de obligado.

Verifactu (Ley Antifraude)

Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece)

Resumen del calendario orientativo

A quién afecta la obligación de factura electrónica

Quién está obligado

La obligación de la Ley Crea y Crece afecta a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones con otros empresarios y profesionales (B2B):

• Autónomos que facturan a empresas o a otros autónomos.
• Sociedades mercantiles de cualquier tamaño.
• Comunidades de bienes y otras entidades que ejerzan actividad económica.

Qué queda fuera

• La obligación del RD 238/2026 alcanza solo a las relaciones B2B. Las facturas a particulares (B2C) quedan fuera del régimen obligatorio, sin perjuicio de que el cliente final pueda solicitar copia electrónica.

• Las facturas a la Administración Pública ya tienen su propio régimen (FACe) y no se rigen por esta normativa.

Autónomos exentos por facturación muy baja

Esto aplica principalmente a quienes no usan ningún software de facturación, aunque en la práctica este margen se irá reduciendo a medida que avance la implantación.

Qué es exactamente una factura electrónica

El error más frecuente es pensar que una factura electrónica es simplemente un PDF enviado por correo electrónico. No lo es.

Una factura electrónica, en el sentido de la Ley Crea y Crece, es un documento en formato de datos estructurados (legible tanto por personas como por máquinas) que:

• Se genera con un software que cumple los requisitos técnicos aplicables.
• Se intercambia a través de canales o plataformas habilitadas.
• Permite la comunicación automática de estados (emitida, aceptada, rechazada, pagada).

Qué formatos son válidos para la factura electrónica

El RD 238/2026 establece los formatos técnicos admitidos para la factura electrónica en España. Los más relevantes son:

• Facturae 4.0: el formato XML tradicional de la factura electrónica española, ya utilizado en las relaciones con la Administración Pública.
• UBL (Universal Business Language): estándar europeo ampliamente utilizado.
• CII (Cross Industry Invoice): otro estándar europeo de uso extendido.

Lo que definitivamente no será válido como factura electrónica B2B cuando entre en vigor la obligación:

• Facturas en PDF enviadas por email.
• Facturas en Word o Excel.
• Facturas escaneadas en papel.

La obligación de comunicar el estado de la factura

Una novedad relevante del nuevo sistema es la obligación de registrar y comunicar el estado del ciclo de vida de cada factura:

• Emitida: cuándo se emite la factura.
• Aceptada o rechazada: si el receptor la acepta como válida o la rechaza y por qué.
• Pagada: cuándo se produce el pago efectivo.

Esta trazabilidad completa es uno de los cambios más relevantes para los autónomos: por primera vez, habrá un registro formal de cuándo te pagan tus clientes, lo que facilitará reclamar el cumplimiento de plazos de pago.

La solución pública gratuita de la AEAT

Esta solución pública permite cumplir con la obligación sin coste adicional de software, aunque con las limitaciones habituales de las herramientas públicas: interfaz más básica, sin automatización de modelos fiscales, sin conexión bancaria y sin las funcionalidades avanzadas de las herramientas comerciales.

Para autónomos con muy poca actividad o que ya tienen gestor que se encarga de todo, puede ser una opción suficiente.

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Qué es Verifactu en detalle y qué plazos tiene

Verifactu es el sistema de registro verificado de facturas regulado por el RD 1007/2023 (Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación, RRSIF), que nace de la Ley 11/2021 (Ley Antifraude).

Su objetivo no es regular cómo intercambias facturas con tus clientes (eso es la Ley Crea y Crece), sino regular los sistemas informáticos que usas para emitir facturas. Exige que esos sistemas:

• Registren cada factura de forma inalterable: no se puede editar ni borrar una vez emitida.
• Generen un registro de facturación encadenado y firmado electrónicamente.
• Incluyan un código QR en cada factura, verificable por la AEAT.
• En la modalidad “Verifactu” (opcional pero que da nombre al sistema): envíen los registros a la AEAT en tiempo real.

Los dos modos de cumplir con el RRSIF

1. Modalidad Verifactu (envío a la AEAT): el software envía cada registro de facturación a la AEAT en tiempo real. A cambio, el autónomo no necesita conservar los registros localmente (los tiene la AEAT). Es la opción más “visible” para Hacienda.

2. SIF no-Verifactu: el software cumple con todos los requisitos técnicos de integridad, inalterabilidad y encadenamiento, pero no envía los registros a la AEAT de forma automática. Los conserva el propio autónomo y los pone a disposición de la AEAT si esta los solicita. El uso de Verifactu por parte de empresas y autónomos es opcional: se trata de dos cuestiones distintas.

Sanciones por incumplimiento

Para el incumplimiento de los requisitos del software (Verifactu/RRSIF), las sanciones previstas en la Ley Antifraude son significativamente más elevadas, pudiendo alcanzar los 50.000 € por incumplimiento.

Qué debes hacer ahora para prepararte

Estas son las acciones concretas según tu situación actual:

Si ya usas un software de facturación

1. Verifica que tu software tiene la declaración responsable de cumplimiento con Verifactu.
2. Consulta la hoja de ruta del proveedor para la adaptación a Facturae 4.0/UBL/CII (factura electrónica B2B).
3. Si no cumple, considera cambiar a uno que sí lo haga antes de que tu plazo entre en vigor.

Si todavía usas Word, Excel o PDF

1. Debes migrar a un software de facturación antes de que llegue tu plazo de Verifactu (julio 2027 para autónomos).
2. Cuanto antes lo hagas, más fácil será la transición: tendrás tiempo para aprender la herramienta y para que tu software tenga historial de tus facturas.

Si emites muy pocas facturas

Considera la solución pública gratuita de la AEAT para cumplir con la normativa sin coste. Si tu actividad crece, puede que en algún momento necesites una herramienta más completa.

Con tu gestor

Si tienes gestor, habla con él sobre cómo va a gestionar la transición para tus facturas. Muchas gestorías están ya preparando sus propios procesos para adaptar a sus clientes autónomos.

¿Merece la pena tener gestor siendo autónomo? Cuánto cuesta y qué hace

Errores frecuentes

Error 1: pensar que un PDF enviado por email ya es factura electrónica

No lo es. Un PDF es un formato de imagen no estructurada. La factura electrónica del futuro es un archivo XML con datos estructurados que un sistema puede leer, procesar y validar automáticamente. Un PDF enviado por email no cumple los requisitos cuando la obligación entre en vigor.

Error 2: confundir Verifactu con la factura electrónica

Son dos obligaciones distintas con dos normas distintas y plazos distintos. Verifactu regula tu software; la factura electrónica B2B regula el formato con el que intercambias documentos con tus clientes.

Error 3: asumir que los plazos son fijos y definitivos

Los plazos han cambiado varias veces desde que se aprobó la Ley Crea y Crece en 2022. Aunque el calendario a julio de 2026 parece estable, conviene seguir las novedades de la AEAT y no planificar al límite del último día.

Error 4: ignorar la obligación de recibir facturas electrónicas

La obligación tiene dos caras: emitir y recibir. Cuando entre en vigor, tendrás que tener los medios para recibir facturas electrónicas de tus proveedores en formato estructurado, no solo para emitirlas a tus clientes.

Error 5: no verificar si tu software tiene la declaración responsable del fabricante

Sin ella, no tienes garantía de que el software cumplirá cuando llegue tu plazo.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo es obligatoria exactamente la factura electrónica para mí como autónomo?

Según el estado normativo a julio de 2026 y los plazos del RD 238/2026: el 1 de octubre de 2028 para el resto de empresas y autónomos (aquellos con facturación inferior a 8 millones de euros anuales). Sin embargo, Verifactu (los requisitos del software) será obligatorio antes: los autónomos disponen hasta el 1 de julio de 2027. Dado que estos plazos han cambiado varias veces, verifica siempre la información más actualizada en la AEAT.

¿Si mis clientes son solo particulares (B2C), me afecta la factura electrónica obligatoria?

En principio, no. La obligación del RD 238/2026 alcanza solo a las relaciones B2B. Las facturas a particulares quedan fuera del régimen obligatorio. Sin embargo, Verifactu sí te afecta si usas software de facturación, independientemente de si tus clientes son empresas o particulares.

¿Tengo que enviar mis facturas electrónicas a Hacienda?

Con Verifactu en su modalidad de envío sí, aunque esa modalidad es opcional. La factura electrónica B2B va al cliente, no a Hacienda: es el cliente quien la recibe a través de la plataforma de intercambio. No existe obligación de enviar las facturas electrónicas a la AEAT mediante Verifactu, sino únicamente de utilizar un sistema homologado.

¿Puedo seguir enviando facturas en PDF por email a mis clientes empresas?

Temporalmente sí, mientras no llegue tu plazo de obligatoriedad. Pero cuando entre en vigor para ti (previsiblemente octubre de 2028 si eres autónomo), deberás usar un formato estructurado. Conviene no esperar al último momento para la transición.

¿La herramienta de la AEAT es suficiente para cumplir con todo?

Para autónomos con muy poca actividad puede ser suficiente. Para quien emite varias facturas al mes o necesita automatizar modelos fiscales, las herramientas comerciales ofrecen ventajas claras.

Esta guía refleja el estado normativo a julio de 2026, pero los plazos y requisitos de la factura electrónica y Verifactu han sufrido múltiples cambios desde 2022 y pueden seguir variando. Consulta siempre la información más actualizada en la sede electrónica de la AEAT (sede.agenciatributaria.gob.es) antes de tomar decisiones basadas en los plazos aquí indicados.